Videollamadas, recurso que se quedará por bastante tiempo, ¿cómo aprovecharlas?

La realidad laboral para muchísimas empresas de todo el país cambió. Por la pandemia generada a raíz del covid-19, millones de trabajadores se vieron obligados a ejercer el teletrabajo. Para los expertos, esto no será temporal. Según CoWork Latam, 6 de cada 10 empresas en Colombia tienen planes para reducir la infraestructura de sus oficinas y esperan descentralizar su fuerza de trabajo.

Así que ahora y en el futuro las videollamadas por razones laborales desde casa serán cada vez más protagonistas de la rutina diaria de los empresarios y trabajadores nacionales.

Para no tener inconvenientes con este tipo de actividad, es importante guiar a las personas para que puedan sacar el mayor provecho a esta nueva dinámica.

En temas de calidad de vida, por ejemplo, se abren ventanas de tiempo que antes no existían.

En consecuencia, la flexibilidad y la autogestión serán elementos clave que atraerán a más profesionales, especialmente a audiencias jóvenes, a buscar empresas que faciliten el trabajo en casa como una posibilidad”, tal como lo asegura Ana Karina Marín Quiroz, vicerrectora de experiencia de Areandina, ejecutiva Senior en Recursos Humanos y Comunicaciones con más de 25 años de experiencia.

Por eso es importante conocer algunas recomendaciones para conservar las buenas maneras durante las reuniones por videollamadas y sacarles el máximo provecho para que se conviertan en espacios más productivos.

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Establezca límites

El espacio laboral y el espacio personal han empezado a convertirse en uno solo. De ahí la importancia de aprender a manejar los tiempos entre uno y otro para que las personas puedan tener un correcto balance entre su vida profesional y su vida personal. “Es fundamental para la sanidad del cuerpo, la mente y el espíritu”, asegura Ana Karina Marín

Por eso, hágale saber a su familia o a las personas con las que viva que estará en una reunión. De esta manera, estarán al tanto y evitarán interrumpir su sesión de trabajo. Asimismo, asegúrese de que el fondo de su video no tenga elementos que puedan distraer a sus colegas. Lo ideal es que detrás suyo haya una pared vacía.

Micrófonos y cámaras solo cuando sean necesarios

Especialmente para reuniones en las que participen más de dos personas, lo mejor es que quienes no están interviniendo mantengan su micrófono apagado. Así evitarán que su respiración o ruidos externos interrumpan. Lo mismo sucede con la cámara. Cuando hay muchas personas en la misma llamada, apagarla es una excelente manera de reducir la cantidad de información que transita en la línea y así evitar conexiones lentas.

Prepárese

Para ‘sacarle un jugo’ a la videollamada y no perder tiempo mientras cada persona se acomoda para comenzar, lo ideal es llegar totalmente preparado. En primer lugar, asegúrese de que el micrófono, los parlantes y la cámara del computador estén funcionando a la perfección. Para una mejor calidad de audio y video, lo mejor es utilizar periféricos que le garanticen una buena experiencia a sus compañeros de trabajo. No olvide que sus dispositivos deben estar suficientemente cargados o conectados a la corriente para evitar problemas.

De la misma manera, asegúrese de tener una buena conexión a internet. Con las medidas de distanciamiento social en todo el mundo, el ancho de banda de los diferentes proveedores de este servicio se ha visto bajo presión y las velocidades de conexión en diferentes países se ha reducido. En la página speedtest.net podrá hacer una prueba gratuita para saber cómo está su internet. La regla de oro es que la velocidad sea mayor a 20 megabits por segundo. Así evitará que su señal de video se pixele y el audio tenga retrasos.

Que esté en casa no quiere decir que usted no deba estar con toda la mentalidad de una reunión de trabajo. Es decir, tenga todo dispuesto para tomar notas y con los documentos que sean necesarios a la mano. Así evitará hacerle perder tiempo a sus colegas, dará una mejor impresión y la reunión de trabajo será más dinámica.

Establecer una agenda para cada reunión

Tener una agenda de los puntos a tratar durante la reunión no solo hará que la comunicación sea más clara y fluida, sino que, además, es la manera perfecta para asegurarse de que ningún tema sea pasado por alto.

Ponga un límite al número de llamadas

Hacer una videollamada implica que las personas se preparen y ajusten sus horarios laborales y personales. Por eso, de ser posible, lo mejor es hacerle saber a sus colegas con tiempo suficiente que habrá una reunión. Esta es una señal de respeto por ellos que seguramente le agradecerán. Trabajar remotamente no quiere decir que las personas estén a la espera de que se les convoque a cualquier hora.

Conectarse a tiempo

La puntualidad es una virtud que denota profesionalismo y seriedad. Si no va a asistir a una reunión virtual, notifíquelo con tiempo, ya sea a través de un mensaje, una llamada o un correo. Así las personas no perderán tiempo esperándolo y si su participación es indispensable, la cita se podrá reagendar para un mejor momento.

Lo más probable es que el trabajo en casa y el teletrabajo sean la realidad de muchos durante un largo periodo de tiempo. Por eso, conocer este tipo de prácticas que hacen del trabajo remoto algo más eficaz será cada vez más importante. Sin embargo, Marín recuerda: “Se trata de encontrar un equilibrio. Después de todo, las interacciones cara a cara seguirán siendo vitales para el bienestar de las personas y eso no lo puede reemplazar una aplicación”.