Desde este 1 de agosto, varias empresas públicas y compañías privadas del país deberán migrar de los formatos físicos a los digitales para la entrega a sus clientes o usuarios, esto en lo concerniente a los Documentos Equivalentes Electrónicos (DEE) con Sistema POS.
De acuerdo con la Resolución 000008 del 31 de enero de 2024, emitida por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), esto se hace para promover la modernización, transparencia y una mayor facilidad en la realización de transacciones en el país.
Entre los documentos que tendrán que pasar a formato electrónico están las facturas de servicios públicos domiciliarios, es decir que las empresas prestadoras de servicios de agua, energía y gas tendrán que emitir y enviar las facturas de manera digital a sus usuarios.
En la transformación también están incluidos los tiquetes de transporte de pasajeros, por lo que las compañías dedicadas al transporte aéreo, terrestre y marítimo (aerolíneas, flotas de buses municipales e intermunicipales, entre otros) tendrán que generar y validar en tiempo real esos tiquetes, beneficiando a los clientes, que ya no se llenarán los bolsillos con estos papeles.
Por último, las entidades financieras también tendrán la obligación de emitir los extractos bancarios de manera electrónica, los cuales deben ser enviados a los clientes con toda la información detallada sobre lo que se esté realizando. Cabe señalar que algunos bancos ya optan por generar los extractos de manera digital.
Para que este proceso se surta de la mejor manera, se le ha recomendado a los ciudadanos verificar varios puntos. Por ejemplo, lo mejor es utilizar el formato estándar PDF para estos documentos, y cerciorarse de que se encuentren libres de malware.
También debe haber completa claridad informativa y descriptiva, tanto en el correo que se le envíe con la factura o documento como en este mismo, describiendo brevemente el beneficio o lo que ofrece al usuario.
Otros elementos que pueden brindar credibilidad y tranquilidad para los clientes es que estos documentos cuenten con sus datos completos, así como una firma profesional y demás detalles.
“Sabemos que la transición hacia la digitalización puede ser un proceso desafiante. Por ello, queremos ayudar a las Pymes en esta transformación con nuestro soporte técnico continuo y programas de capacitación personalizados que garantizan que su empresa esté completamente equipada para cumplir con las nuevas normativas. Nuestro objetivo es asegurar en Colombia una implementación fluida y exitosa”, le explicó a Valora Analitik el gerente general de Sovos Saphety Colombia, Alejandro Silva.